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Chinon : les comptes et un petit bilan

Toutes les infos sur le rassemblement Chinon du 14 au 17 mai 2015
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mimi.lulu
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Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar mimi.lulu » 28 mai 2015, 17:55

Avant de diffuser les comptes à la planète entière, je tiens à remercier chaleureusement toutes et tous pour votre participation. :super:

En effet, j'ai cru comprendre que la majorité d'entre vous étaient satisfaits de ce rassemblement, c'était certainement dû à la préparation et l'investissement du GO et de son épouse, mais surtout grâce à vous toutes et tous qui avez, avec moi, fait ce que ce rassemblement devait être.

Un grand merci à vous, pour vos témoignages de reconnaissance et pour tous les petits mots que j'ai trouvé en rentrant sur mon email perso, par MP ou simplement en public sur ce forum, ça fait chaud au cœur de s'être donné à fond de cette manière.

Je remercie une fois de plus et officiellement cette fois, Isawood qui m'a été d'une grande aide pour les inscriptions, bien sûr, aidée de Géléon quand elle travaillait, puis aussi Papymad qui a négocié l'Espace Rabelais, puis Noël qui a été toujours présent pour proposer ses dessins... et j'espère qu'il ne m'en veut pas d'avoir été parfois si tatillon sur des détails ! Et enfin, je n'oublie pas non plus le CA qui m'a parfois conseillé quand je partais dans des délires et des choix qui se seraient révélés obscurs.

Et enfin ! Et j'en aurai fini des remerciements... Merci à Bernard Bourasseau pour son support logistique et la facture des tee-shirts ; et Tendance Roadster pour le don spontané ! Sans eux, s'il avait fallu louer un barnum, payer les tee-shirts et sans le don de TR, les comptes seraient en gros déficit...

Je n'oublie pas Matmata qui n'étant plus sur le forum (mais je sais qu'il me lit, là :p ) m'a bien aidé pour les roads-books gépéssifiés.

Note : nous savons qu'il existe d'autres talents artistiques sur ce forum, Noël n'est pas seul !
Si vous avez envie d'exprimer votre talent, n'hésitez pas à contacter un membre du CA !


Voici donc les comptes concernant le rassemblement de Chinon.

Capture d’écran 2015-05-28 à 15.59.40.png
Capture d’écran 2015-05-28 à 15.59.40.png (60.21 Kio) Vu 4958 fois


Je tiens à préciser que le prix du repas du vendredi soir comprenait le repas, en effet, mais également l'apéro du vendredi soir + les nombreuses boissons (jus de fruits et bières), gobelets et cakes d'accueil que vous avez pu trouver à ma tente lors du retrait de votre enveloppe et tout au long du WE.

Concernant le rassemblement, je n'ai pas vu grand chose.
J'étais trop occupé à organiser et faire en sorte que tout se passe bien.

J'ai juste 2 bémols sur ce rassemblement :
- Je regrette que certains ne soient pas venus se présenter à moi, des personnes que je ne connais que de nom ou de pseudo et dont je suis incapable de mettre un visage dessus. Je ne sais d'ailleurs pas comment ils ont récupéré leurs enveloppes... :mouais:
- Nous avons été 122 au plus fort du rassemblement, c'était trop pour une personne seule.

Futurs volontaires :
Pour les futurs volontaires, il est indispensable de vous faire aider pour organiser un rassemblement.

En effet, peu le savent mais une semaine avant le rassemblement j'ai eu un accident de moto et le soir même je n'étais plus sûr du tout de pouvoir assurer le rassemblement. Finalement plus de peur que de mal et si je n'en ai rien laissé apparaître, j'avais le genou en vrac et tout le côté droit également de toutes les couleurs de l'arc en ciel avec des boursoufflures importantes d'où des nuits difficiles et des journées tendues. (La 900 diversion est toute abimée...)

Il est donc indispensable d'avoir une personne avec soi qui soit capable de reprendre l'accueil (de 9h00 à plus de 21h00 pour les derniers arrivants), de gérer les roads-books, de connaitre les horaires de départs en balade, d'arrivée en raison des visites programmées, de gérer le repas du vendredi, l'AG, la distribution des cadeaux, etc.

D'un autre côté, gérer seul un rassemblement est aussi une facilité, car au moins il sera à votre image et vous ferez ce que vous voudrez sans en référer aux copains. J'étais parti sur cette idée, mais finalement c'est une erreur pour tout un tas de raisons telles que : accident comme dit plus haut, impossibilité familiale de dernière minute, grosse panne à 200 km du lieu, etc.

La préparation de ce rassemblement pour moi à commencé en octobre, lors d'une virée en Touraine, j'ai emmené Isa, Léon et papymad de passage à la maison visiter les lieux de campement, et de visite. Quelques balades aussi, sur des routes parfois un peu cabossées (le carénage de papymad s'en souvient encore :rou: ).

Puis voir avec Noël (ou un autre) le dessin, lui donner les thèmes de la région, les couleurs (lie de vin pour Chinon), et ce qu'on aimerait voir apparaître sur le look en général.

Ensuite, penser au cadeau du rassemblement. On trouve des cadeaux pas cher du tout (cette année j'avais trouvé les porte-clés et badges personnalisables pour environ 3 euros /personne de mémoire).
porte_clef.jpg
porte_clef.jpg (165.71 Kio) Vu 4958 fois
et
roulez_toujours.jpg
roulez_toujours.jpg (170.03 Kio) Vu 4958 fois


A propos du badge, c'est Rabelais qui avait écrit "Beuvez toujours, ne mourrez jamais" ce que Noël a déformé en "Roulez toujours, ne mourrez jamais" ! :oué:


Pendant ce temps, le CA se charge de trouver un cadeau et faire fabriquer la gourde pour cette année destinée à tous les adhérents de la RA.

Ensuite, j’avais envie de vous faire découvrir la région de Chinon et vous donner envie de revenir.
J’ai donc décidé de préparer un petit livret que vous avez eu :

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Capture d’écran 2015-05-28 à 16.55.52.png (322.6 Kio) Vu 4958 fois


Puis je me suis dit qu'il fallait que je trouve aussi autre chose d'un peu percutant aurait dit un marketeux.
Alors je me suis tournicoté le cerveau dans tous les sens et je vous ai créé l'échantillon du bonheur.

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Capture d’écran 2015-05-28 à 17.05.56.png (89.25 Kio) Vu 4958 fois


Et puis, comme il me restait du papier, je me suis dit que j'allais l'utiliser pour la RA.
J'ai donc fait quelques feuilles de bloc-note, il en reste des centaines à distribuer (voir avec Noël qui a le petit magasin).

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Capture d’écran 2015-05-28 à 17.07.47.png (96.37 Kio) Vu 4958 fois


Pendant ce temps, Noël faisait fabriquer les plaques rallye.
J'ai donc préparé 120 morceaux de ficelle d'un mètre chacun pour attacher les plaques rallye que vous avez trouvé dans votre enveloppe.

J'ai terminé mon jeu d'impression par des petits bons qui finalement n'ont pas servi,
et par les badges avec noms afin que chacun se reconnaisse.
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Capture d’écran 2015-05-28 à 17.19.21.png (163.19 Kio) Vu 4958 fois


Enfin, dans l'enveloppe, étaient imprimés 2 feuilles : une avec votre email et le choix du repas, et l'autre était une copie de votre inscription.
Puis il a fallu pour conclure apposer les étiquettes sur chaque enveloppe en s'assurant que le contenu correspondait à ce que le participant avait payé.

Pendant ce temps, une rencontre avec dédé la boulange, tester les fouées qu'il préparait afin de savoir si on pouvait lui faire confiance. Pari réussi !
Puis, aller à la cave de Panzoult et faire visiter à Isa, Léon et Papymad et voir avec eux s'ils pensaient que j'étais dans le droit chemin. Pari réussi !
Enfin, aller au musée de la Boule de Fort pour préparer le visite du groupe. Pari réussi !

Concernant le musée Maurice Dufresne, j'y étais déjà allé plusieurs fois et je n'ai pas jugé nécessaire d'y emmener mes acolytes.

Plus la date approchait, plus ça devenait tendu. :larme:
Les tee-shirts ne sont pas arrivés comme prévu, il m'a fallu faire 104 km pour les récupérer alors qu'ils devaient être livrés à la maison,
devant le nombre important d'inscriptions, les plaques rallye n'étaient pas suffisantes, mais le fournisseur n'avait plus de matière pour en créer d'autres...
Les gourdes m'ont pris une place pas possible pendant des semaines (2 gros cartons)

Et pendant ce temps là, il fallait avoir un oeil sur les comptes et ne pas dépasser le budget. :larme:

Puis dans les derniers jours, recontacter ou revisiter tous les "acteurs" de nos journées (musées, dédé la boulange) afin de bien être certain qu'ils n'avaient pas oublié.
Acheter le vin chez un viticulteur, ce fut une épreuve dure avec Jeep d'aller goûter ce vin ! :soif:

Dernière épreuve, solliciter une dernière fois mon épouse pour reprendre les balades, courtes, certes, mais il fallait quand même vérifier une dernière fois qu'il n'y avait pas de couac de dernière minute. ^^

Enfin, s'installer sur le campement 24 heures avant pour accueillir les premiers qui arriveront en avance... et démarrer le rassemblement, répondre à tout le monde, distribuer les enveloppes, répartir les tailles des tee-shirts (tout était arrivé en vrac), distribuer les gourdes aux membres de la RA, bien vérifier et ne pas faire d'erreur, conseiller les personnes perdues pour trouver à manger, vérifier que chacun a payé le camping, bref, ce n'est pas de tout repos !

Et durant 6 semaines, gérer les inscriptions (merci Isa) et tout concentrer sur un tableur sur Internet visible par nous deux, concentrer les informations, ceux qui visitent ceci, ceux qui seront à cela, bref... un mic-mac assez marrant, mais un peu stressant quand même... ;)

Jean-Luc aka mimi.lulu - administrateur
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ligérien
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar ligérien » 28 mai 2015, 18:31

encore une fois bravo :oué:
je ne pense pas avoir l'etoffe pour un tel rassemblement mais un petit truc à la roots pourquoi pas ?
à mediter

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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar vevebm » 28 mai 2015, 18:37

Bravo mimi...
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papymad
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar papymad » 28 mai 2015, 18:56

Jean Luc, ce rassemblement fut l'un des meilleurs que j'aie vécu. Bravo.
Merci aussi pour ton retour d'expérience destiné aux futurs organisateurs. Ca leur donne dans le détail les difficultés mais aussi et surtout les solutions.
J'aimerais qu ton post soit également mis sur le site afin de servir de référence.
Merci aussi pour votre bonne humeur permanente, Mimi et Lulu :amour:

J'ajouterais à l'usage des prochains : ne prévoyez pas de balades trop longues afin de laisser du temps libre chaque jour pour que les participants puissent décompresser, échanger...
Vous aimez votre région et vous voulez nous la faire découvrir, mais on ne peut tout voir en 3 jours ! choisissez des lieux emblématiques et organisez vos circuits autour de ces lieux.
Bon courage aux prochains et encore merci pour Chinon :oué: :oué:
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar GeLeon » 28 mai 2015, 19:13

Le meilleur rassemblement, toutes périodes & marques confondues, c'est que je disais à Isa sur la route du retour. :super: :oué:

Juste un point : le paiement du camping.

Lors de la préparation, le camping avait dit "on s'occupe de tout" alors, on (la RA) ne s'est occupé de rien. Résultat, ils n'avaient rien préparé et n'ont rien géré du tout lors de l'arrivée des participants. Au début, j'avais dit, je gère avec Isa, je suis allé voir les gens du camping, ils avaient une liste de qq personnes, avec n'importe quoi en guise de noms genre inconnu pour la première personne, parfois des erreurs sur les noms, parfois des pseudos, parfois une personne comptée alors qu'il s'agissait d'un couple, etc. Mais nous, on n'avait pas la liste de ceux qui étaient en bungalows/tentes préparées alors comment faire le recollement ? Le bureau a fait une annonce, après...
Bref, soit on gère tout le camping et on intègre le cout soit c'est le camping qui gère mais à ce moment-là, on ne fait rien du tout. A titre perso, je ne veux plus me retrouvé dans cette situation merdique.

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Chris62
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar Chris62 » 28 mai 2015, 19:46

Vous avez fait un travail remarquable, j'ai lu, vu et écouté tous les supports de ce forum.

Ambiance bon enfant, camaraderie, franche rigolade, les photos en sont la preuve.

Je n'y étais effectivement pas et je le regrette car j'aurai bien aimé vous rencontrer, une prochaine fois sans doute.

Christian.
Rien ne sert de courir, il suffit de partir à point.

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Marco
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar Marco » 28 mai 2015, 21:01

Oui, c'était tout bien et même les EFI ne nous ont pas emm... à part deux qui ont voulu s'accoupler avec l'une par la roue AV essayant de s'introduire dans le pot d'échappement de l'autre, mais le coît a été interrompu, on a évité le pire, ils nous auraient fait des petits plein de remorques !

A part ça, j'ai toujours pas découvert comment on enlève le jeton de caddie du porte-clé ?
Je suis de la mauvaise herbe, c'est pas moi qu'on rumine et c'est pas moi qu'on met en gerbe, je suis de la mauvaise herbe, je pousse en liberté dans les jardins mal fréquentés. (G. Brassens)
. /__\.
(°\=/°)
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Cosette
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar Cosette » 28 mai 2015, 21:42

Mais la Belgique aussi regorge d'endroits magnifiques :demon:
Eerlijkheid duurt het langst en geniet van het leven,tis al zo kort


bigouden56
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar bigouden56 » 28 mai 2015, 21:52

Merci jean luc pour ce rasso :super: :super: tu es excellent un vrai chef
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Poun Poun
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar Poun Poun » 28 mai 2015, 21:54

Bravo jean luc

On n' imagine pas tout le le travail a acomplir pour organiser un rasso pour 122 personnes :oué:
Comme tu l'as dit ce rasso tu l'as fait a ton image moi je l'ai trouvé généreux ce rasso avec pleins de petites attentions
J'ai bien aimé la certaine liberté dans les déplacements et les temps libre entre les activités pour profiter du moment

Un seul mot MERCI

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paquito 35
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar paquito 35 » 28 mai 2015, 22:08

Marco a écrit :Oui, c'était tout bien et même les EFI ne nous ont pas emm... à part deux qui ont voulu s'accoupler avec l'une par la roue AV essayant de s'introduire dans le pot d'échappement de l'autre, mais le coît a été interrompu, on a évité le pire, ils nous auraient fait des petits plein de remorques !

A part ça, j'ai toujours pas découvert comment on enlève le jeton de caddie du porte-clé ?


Salut Marco,
Appuie en bordure du jeton avec ton pouce tout proche du coté où le badge en métal Royal Association est attaché à la partie cuir.
Et la bobinette cherra,
Tu vas voir, c'est trop fort :D

Encore toute mon admiration et mille remerciements à mimi.lulu :super:
Modifié en dernier par paquito 35 le 28 mai 2015, 23:05, modifié 1 fois.

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dodomart0
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar dodomart0 » 28 mai 2015, 22:41

c'est toujours pour nous un immense plaisir de rejoindre le rassemblement annuel de la RA.
un grand plaisir de voir les nouvelles têtes et bien sûr les anciennes :super:

bravo jean-luc pour ce rassemblement

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eric86
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar eric86 » 28 mai 2015, 23:25

Tout est déjà dit, rien à rajouter

c’était parfait.

juste un petit bémol :mrgreen:

tellement bien ce weekend que c'est vraiment très dur de se remettre à la vie active les jours suivant. Et tous le monde ne peut jouer pas jouer les prolongations pendant une semaine ;) un mon Thierry afin de récupérer le décalage

encore un merci Jean Luc pour ton investissement :super:

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JayDee37
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar JayDee37 » 29 mai 2015, 00:29

Quel EXCELLENT boulot....pour un résultat PARFAIT !

BRAVO et MERCI Jean-luc !!!

Ce weekend fut génial pour 2 petits nouveaux venus dans cette chouette bande de ...


...passionnés !

Vive la R. A. !
:oué:
If I told you, you have a beautiful body, would you hold it against me ?

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mimi.lulu
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Re: Chinon : les comptes et un petit bilan

Messagepar mimi.lulu » 29 mai 2015, 00:38

Marco a écrit :A part ça, j'ai toujours pas découvert comment on enlève le jeton de caddie du porte-clé ?


Marco, il y a une partie du support de jeton qui n'est pas comme les autres.
Il faut que tu appuies où il y a la flèche et tu soulèveras le jeton.
On voit sur la photo ci-dessous que le cerclage dessous s'arrête.
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